Personvernerklæring

Personvernerklæring for IMH Mentoring AS

Sist oppdatert: 24.02.2025

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan vi bruker dem, og hvilke rettigheter du har i henhold til personvernlovgivningen.

Dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på:

IMH Mentoring AS
Bekkegata 7
7802 Namsos

E-post: hei@relasjonsmentoren.com 

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er:

IMH Mentoring AS (org.nr. 835 851 222)
Representert ved daglig leder Ida Margrete Høglo.

Vi er ansvarlige for å sikre at dine personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. 

Særlige kategorier av personopplysninger
Særlige kategorier av personopplysninger er typer av personopplysninger som er regnet for å være særlig sensitive og beskyttelsesverdige. De særlige kategoriene av personopplysninger, er opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Etter personvernforordningen er utgangspunktet at behandlingen av denne typen personopplysninger er forbudt. Det er likevel lov til å behandle disse opplysningene, dersom man har et unntak fra forbudet. Eksempler på unntak kan være samtykke fra den som får personopplysningene sine behandlet eller at det er nødvendig å behandle opplysningene for å beskytte vitale interesser.

IMH Mentoring AS behandler i utgangspunktet ikke særlige kategorier av personopplysninger. Vi har likevel ikke kontroll over hvilke opplysninger du velger å gi når du er i kontakt med oss. Hvis vi mottar særlige kategorier av personopplysninger fra deg på en måte som gjør at opplysningene lagres, for eksempel i et fritekstfelt, i en spørreundersøkelse eller på e-post, vil opplysningene slettes.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn, og hvordan bruker vi dem?

Formål og rettslig grunnlag
IMH Mentoring AS behandler opplysninger om deg til ulike formål og med ulike rettslige grunnlag. Dine personopplysninger behandles for at vi skal kunne tilby deg våre produkter og tjenester, enten det gjelder kurs, nyhetsbrev eller annet gratis innhold som f.eks. en «freebie» og for at vi skal kunne markedsføre våre produkter og tjenester.

2.1 Kursdeltakelse

Når du melder deg på et kurs, behandler vi følgende opplysninger:

  • Personalia og kontaktopplysninger: Navn og e-postadresse.

  • Betalingsopplysninger: Håndteres av Vipps eller Fiken (vi lagrer ikke betalingsinformasjon).

  • Kursprogresjon og statistikk: For å gi deg en best mulig læringsopplevelse.

  • Spørretimer og webinarer: Lyd, bilde og chatmeldinger (dersom du deltar aktivt).

Kursdeltakelse
Når du melder deg på kurs hos oss behandles personalia, kontaktopplysninger, betalingsopplysninger, kursprogresjon og kursstatistikk.  Dersom du velger å delta på spørretimer, behandles personopplysninger i form av lyd, bilde, e-postadresse og chatmeldinger. Opptak av spørretimer publiseres i kursplattformen og er tilgjengelig for kursdeltakere.

Formålet med behandlingen er å gjøre oss i stand til å levere avtalte produkter og tjenester til deg. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg. Personopplysninger knyttet til kursdeltakelse behandles for perioden du har et eksisterende kundeforhold hos oss, og slettes tre år etter kundeforholdets opphør.

Betalings- og fakturaopplysninger behandles i tillegg for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler IMH Mentoring AS etter bokføringsloven. Behandlingsgrunnlaget er forordningens artikkel 6 nummer 1 bokstav c. Opplysninger det er nødvendig å lagre for å oppfylle våre forpliktelser etter bokføringsloven, slettes senest etter fem år.

Kursleverandøren er et amerikansk selskap. For å kunne levere våre kurstjenester er vi derfor nødt til å overføre personopplysninger til USA. Overføringen skjer med grunnlag i personvernforordningens art. 49, som tillater overføring av personopplysninger til land utenfor EØS-området når det er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen mellom oss og deg.

Behandlingsgrunnlag: Oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6(1)b).
Lagringstid: Opplysninger slettes senest 3 år etter kundeforholdets opphør.

2.2 Webinarer

Når du deltar på et webinar, registrerer vi:

  • Navn og e-postadresse

  • Chatmeldinger (hvis du skriver i chatten)

Når du melder deg på våre webinar registreres din e-postadresse og brukernavnet ditt i webinarløsningen. Dersom du velger å benytte deg av chatten i webinaret, behandles i tillegg dine personopplysninger i form av det du velger å skrive i chatten. Du vil informeres dersom det gjøres opptak av et webinar. Ved å være med på møtet samtykker du til at det gjøres opptak. Du kan være en aktiv deltaker på webinar på to måter; du kan enten skrive spørsmål direkte til oss i chatløsningen, eller du kan stille oss spørsmål direkte ved å ta ordet i møtet.

Spørsmål i chatten kommer ikke med på opptak, men dersom du velger å ta ordet, vil lyden (og video dersom du har skrudd på webkameraet ditt) være med på opptaket. Opptaket gjøres tilgjengelig for de som er påmeldt webinaret/kursdeltakerne i etterkant. Du kan trekke ditt samtykke til å være med på opptaket. Vi vil i så tilfelle redigere bort den aktuelle delen av opptaket, og publisere opptaket på nytt.

Personopplysninger behandles med formål om å informere om og å markedsføre, våre produkter og tjenester gjennom digitale arrangementer. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å markedsføre våre tjenester og produkter.  I forbindelse med våre webinarer behandler vi også statistikk også spørsmål i chatten behandles med formål om å justere innhold i fremtidige webinarer. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å forbedre våre webinarer. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 

Vår leverandør av videokonferansetjenester er et amerikanske selskap. For å kunne levere våre kurstjenester er vi derfor nødt til å overføre personopplysninger til USA. Overføringen skjer med grunnlag i personvernforordningens art. 49, som tillater overføring av personopplysninger til land utenfor EØS-området når du har samtykket til overføringen.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)f).
Lagringstid: Opptak av webinarer slettes etter 12 måneder.

2.3 Nyhetsbrev og markedsføring

Når du registrerer deg for nyhetsbrevet vårt eller laster ned en gratis ressurs (opt-in), samler vi inn e-postadressen din. Vi bruker opplysningene til å sende deg:

  • Nyhetsbrev

  • Informasjon om kurs og arrangementer

  • Markedsføringstilbud

Dersom du velger å melde deg på våre nyhetsbrev vil du motta informasjon om våre produkter, aktiviteter som eksempelvis webinarer, og markedsføring. Når du melder deg på nyhetsbrevet registreres din e-postadresse. For å gjøre nyhetsbrevet relevant for deg, kan innholdet tilpasses ut i fra dine kjøp, deltakelse på webinarer og nedlastning av gratis innhold. Vi mottar også tilbakemelding på om våre nyhetsbrev åpnes, og om det klikkes på lenker som ligger i nyhetsbrevet. Disse tilbakemeldingene gjør at vi kan tilpasse innholdet i, og mottakere av, fremtidige nyhetsbrev.

Formålet med å sende nyhetsbrev, er å gi informasjon om og å markedsføre våre produkter og tjenester til kunder og potensielle kunder. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å markedsføre direkte mot personer som viser interesse i vår bedrift og våre produkter.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke (GDPR art. 6(1)f).
Lagringstid: Du kan når som helst melde deg av ved å klikke på avmeldingslenken i e-posten.

2.4 Kundekommunikasjon

Dersom du kontakter oss via e-post eller sosiale medier, behandler vi:

  • Navn og e-postadresse

  • Innholdet i din henvendelse

Vi behandler personopplysningene dine når du er i kontakt med oss på e-post, telefon eller i sosiale medier. Når du er i kontakt med oss behandles normalt personalia og kontaktopplysninger, i tillegg til de personopplysningene du gir oss i forbindelse med dialogen vi har. Formålet med behandlingen er at vi skal kunne behandle henvendelser knyttet til våre tjenester og produkter, eller ditt kundeforhold med oss. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av kunne kommunisere på en enkel og effektiv måte med våre kunder og potensielle kunder i våre kontaktflater. 

Kundedialog slettes som hovedregel 3 år etter kundeforholdet er avsluttet. Dette fordi dialogen er av betydning for eventuelle rettslige krav som kan oppstå som følge av avtaleforholdet med oss. 

Dialog med potensielle kunder, slettes 6 måneder etter siste dialog. Dersom det foretas et kjøp, regnes dialog som knytter seg til våre produkter og tjenester for å være kundedialog. Dette kan for eksempel være spørsmål om kursinnhold eller forventet resultat.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)f).
Lagringstid: Henvendelser slettes etter 6 måneder hvis det ikke oppstår et kundeforhold.

3. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler på nettsiden for å:

  • Analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen.

  • Tilpasse markedsføring og innhold.

Du kan når som helst administrere eller deaktivere informasjonskapsler i nettleseren din.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke (GDPR art. 6(1)a).

4. Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi gir ikke dine personopplysninger videre til tredjeparter, med mindre:

  • Det er nødvendig for å levere en tjeneste.

  • Vi er rettslig forpliktet til det.

Våre databehandlere:

  • Squarespace (USA): Kursplattform, nyhetsbrev og landingssider. Sertifisert under EU-U.S. Data Privacy Framework.
    Squarespace er vår leverandør av kursplattform, e-poster/nyhetsbrev og nettside (landingssidene).

  • Zoom (USA): Webinarer. Overføring skjer kun med samtykke.

  • Vipps og Fiken (Norge): Betalingsløsning, regnskapssystem, bokføring og fakturering. Håndterer navn, kontaktinformasjon og transaksjonsdata knyttet til kjøp og fakturering. Betalings- og fakturaopplysninger behandles i tillegg for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler IMH Mentoring AS etter bokføringsloven. Behandlingsgrunnlaget er forordningens artikkel 6 nummer 1 bokstav c. Opplysninger det er nødvendig å lagre for å oppfylle våre forpliktelser etter bokføringsloven, slettes senest etter fem år.

5. Overføring av personopplysninger til USA

For å levere våre tjenester bruker vi leverandører i USA.

📌 Squarespace er sertifisert under EU-U.S. Data Privacy Framework, noe som sikrer at dine personopplysninger behandles med tilstrekkelig beskyttelse.

📌 Zoom brukes til webinarer, og deltakere gir aktivt samtykke til at data kan behandles i USA.

📌 Fiken brukes til regnskap og bokføring. Norsk tjeneste og behandler data i henhold til norsk og europeisk personvernlovgivning (GDPR).

📌 Vipps lagrer data i Norge og er underlagt EØS-regulering.

I personvernkontekst har «overføring» to betydninger. En overføring kan for det første være at personopplysninger flyttes fra en server til en annen. For det andre, kalles det også en overføring der hvor noen har fjerntilgang på personopplysninger.

Utgangspunktet er at overføring av personopplysninger kan skje til land utenfor EØS (såkalte «tredjeland») dersom mottakeren av personopplysningene har gitt nødvendige garantier for behandlingen av personopplysninger, og det sikres at de som får sine personopplysninger overført har håndhevbare rettigheter og effektive rettsmidler. Tidligere var en løsning kalt «Privacy Shield» på plass for å sikre personvernet ved overføring av personopplysninger til USA. Denne løsningen ble imidlertid funnet ugyldig sommeren 2020.  

IMH Mentoring AS bruker foreløpig leverandører hvor det er nødvendig med begge disse formene for overføring av personopplysninger, for at vi skal kunne levere våre tjenester til deg. Våre leverandører befinner seg i USA, hvor den europeiske personvernforordningen ikke gjelder. Vi har imidlertid inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører, og overføringen av personopplysninger til USA skjer i tråd med standard kontraktsklausuler vedtatt av Europakommisjonen. Dette er tiltak som sikrer at et godt personvern for den behandlingen av personopplysninger våre leverandører gjør på våre vegne.

Imidlertid er en del amerikanske selskap, deriblant våre databehandlere, underlagt lovgivning om gjør at de kan motta henvendelser fra amerikanske offentlige myndigheter med krav om å utlevere personopplysninger knyttet til bestemte fysiske personer. Slike utleveringsforespørsler skjer i tråd med amerikansk etterretningslovgivning. Innsamlingen skjer på en slik måte at det fanges opp opplysninger om flere personer enn bare den fysiske personen som er målet for innsamlingen av personopplysninger. Slike utleveringer kan vi ikke forhindre gjennom bruk av databehandleravtaler og standard kontraktsklausuler.

Selv om amerikanske offentlige myndigheter etter amerikansk lovgivning kan få innsyn i personopplysninger for etterretningsformål, er det ikke dermed sagt at dine opplysninger vil bli utlevert til amerikanske myndigheter, eller at de brukes aktivt dersom de skulle bli utlevert. Verken vi eller våre leverandører kan garantere for at en slik utlevering ikke vil skje, og vi vil heller ikke motta informasjon om en utlevering skjer. En eventuell utlevering av personopplysninger til amerikanske offentlige myndigheter innebærer at vi ikke lenger har kontroll over personopplysningene. Vi kan dermed ikke bestemme hva opplysningene skal brukes til eller når de skal slettes, og du har heller ikke mulighet til å utøve dine rettigheter etter personvernforordningen overfor amerikanske myndigheter. 

6. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter:

📌 Hvordan utøve dine rettigheter?
Du kan be om innsyn i de opplysningene som IMH Mentoring AS behandler om deg.

Dersom du ønsker innsyn opplysningene dine, ber vi deg bruke skjemaet for innsynsbegjæring. Skjemaet kan sendes til  hei@relasjonsmentoren.com Vi besvarer forespørsler innen én måned. I noen tilfeller kan svarfristen forlenges med to måneder. Hvis det er nødvendig å forlenge svarfristen, informerer vi deg om dette innen én måned fra vi mottok henvendelsen din.

7. Klagerett

Dersom du mener vi har behandlet dine personopplysninger i strid med lovverket, håper vi at du vil gi oss beskjed.  Da kan vi undersøke nærmere hva som har skjedd, og forsøke å løse saken. Du kan også sende en klage til Datatilsynet. 

Datatilsynet
E-post: postkasse@datatilsynet.no
Nettside: www.datatilsynet.no
Her kan du lese om hvordan du klager til Datatilsynet.
  


Oppdateringer av personvernerklæringen

Vi oppdaterer denne erklæringen ved behov. Endringer publiseres på vår nettside.

Sist endret: 24.02.2025